FourUC Una suite di comunicazioni unificate
Dal centralino telefonico al sistema telefonico.
TELEFONO • MEETINGS • MOBILE • CONTACT CENTER • CRM
L'unica soluzione che risponde a tutte le tue esigenze in un'unica suite di comunicazioni unificate potente e flessibile.
Cos'è UC (Unified Comunication) ?
Unified Comunication è un'espressione con la quale si indica l'insieme di tutte le possibili forme di comunicazione implementabili in una rete aziendale a prescindere che siano in tempo reale o meno.
Quando si parla di UC non si fa quindi riferimento ad un singolo servizio o prodotto ma bensì ad una piattaforma costituita a sua volta da moduli in grado di erogare specifiche funzioni.
Cosa potevate prima senza un sistema UC
Una funzione basilare all’interno di una azienda è chiaramente costituita dalla comunicazione voce telefonica (IP o tradizionale) implementata da un centralino telefonico (PBX) che oltre ad interconnettere i terminali telefonici degli utenti mette a disposizione funzionalità più o meno complesse quali menu vocali, trasferimenti di chiamata, parcheggio di chiamata, code di attesa, fax to email, conferenza, numerazioni rapide etc etc.
Le funzioni descritte sopra, per quanto essenziali all’interno di una azienda, non sono sufficienti per due motivi fondamentali:
Accesso alle funzionalità solo per mezzo del telefono
Tutti i centralini telefonici permettono agli utenti l’accesso alle funzionalità telefoniche per mezzo del terminale telefonico stesso. Ad esempio, affinché un operatore possa inoltrare una chiamata, deve inevitabilmente alzare una cornetta telefonica, digitare il numero del contatto sul tastierino telefonico e procedere. In un contesto aziendale tipico questo potrebbe significare che l’operatore deve anzitutto recarsi di fronte ad un terminale telefonico, ricercare il numero telefonico del contatto in rubrica o nel CRM aziendale, leggere e digitare il numero sul tastierino telefonico e alla fine della chiamata dovrà registrare l’esito della conversazione per poterla condividere con i colleghi. Chiaramente sarebbe molto più produttivo poter dare all’operatore possibilità di cliccare direttamente sul numero telefonico del contatto ed ottenere automaticamente il record della comunicazione, magari comprensiva di registrazione audio, sulla scheda cliente del gestionale utente.
Non tutte le comunicazioni avvengono telefonicamente
Le comunicazioni aziendali con i clienti non sempre sono telefoniche o eseguite attraverso i telefoni aziendali, spesso si preferisce contattare il cliente per mezzo di cellulare magari mentre si è fuorisede, tante altre volte si invia una mail con degli allegati e altre volte, soprattutto per le comunicazioni interne, si preferisce utilizzare strumenti come le chat che permettono di ottenere riscontri in tempo reale. Le chat per le comunicazioni con i collaboratori sono essenziali perché permettono al mittente di inoltrare una richiesta al collaboratore con un semplice click. A sua volta il destinatario del messaggio risponderà senza la necessità di lasciare il suo compito principale. Questo meccanismo di comunicazione è semplice, efficace e sicuro perché riduce la possibilità di dimenticare di effettuare la comunicazione, caso tipico di quando si tenta di contattare l’interno del collega che in quel momento è occupato. E’ pratica comune utilizzare Whatsapp sul lavoro però, per quanto lo strumento sia efficace, la possibilità di centralizzare tutte le discussioni ed ottenerle automaticamente nello storico delle conversazioni è essenziale.
Cosa potrete fare dopo con l'implementazione di un sistema UC
Affinchè un sistema UC sia realmente utile all’interno di una azienda, quest’ultimo deve avere delle funzioni essenziali quali conferenza audio/video, messaggistica istantanea, comunicazione voce tradizionale accessibile non solo da dispositivo telefonico, estensione del sistema a terminali mobili (smartphone, tablet ...) e possibilità di integrazione con funzioni di collaborazione magari implementate dai software gestionali già in uso in azienda.
Il vantaggio principale dei sistemi di UC sta nel poter connettere fra loro più persone in tempo reale indipendentemente dallo strumento che usano a prescindere che ci si trovi in ufficio e si usi un PC oppure fuori sede e si usi un tablet o smartphone, gli utenti devono poter comunicare fra loro senza alcun limite. E’ inoltre essenziale che il sistema UC permetta in maniera assolutamente libera di integrare le sue funzionalità ai sistemi gestionali già presenti in azienda al fine di centralizzare le informazioni e dare maggiore valore alla soluzione.
La soluzione da noi proposta è a tutti gli effetti un sistema UC disponibile on-premise su hardware dedicato disponibile in varie versioni a secondo dal dimensionamento aziendale.
La piattaforma UC è perfettamente integrata nel centralino PBX e mette a disposizione dell’utente le seguenti funzionalità principali:
Desktop Integration
- Desktop Softphone (Windows & MAC) per inoltrare e ricevere chiamate direttamente dal laptop o desktop computer;
- Invio e ricezione di SMS e FAX (Se presente un account su provider che offre il servizio e modulo FaxPRO);
- Controllo di presenza (Occupato, Non disturbare, Assente, A pranzo …);
- Chat: invio e ricezione di messaggi istantanei tra colleghi con funzionalità avanzate quali trasferimento file, condivisione screen e creazione gruppi chat;
- Click to call: da browser (Chrome e Firefox), da client mail Outlook e da CRM;
- Screen-Pop ideale per l’integrazione di CRM e software Help Desk. Call Pop aprirà automaticamente il web browser su una chiamata in ingresso con le informazione del chiamante;
Mobile Client
- IOS/Android support;
- Inoltra e riceve chiamate con i colleghi e clienti anche se non si è fisicamente seduti nella scrivania dell’ufficio;
- Chiamata da lista Contatti condivisa;
- Push notification, chat, controllo presenza e gran parte delle funzionalità della applicazione desktop;
Per una lista dettagliata delle funzioni fare riferimento alle brochure disponibili per il download.
La soluzione è basata su software Open Source pur essendo una soluzione commerciale il che dà il valore aggiunto di una soluzione liberamente utilizzabile pur mantenendo le caratteristiche di un sistema brandizzato ben fatto e frequentamente aggiornato.
Il sistema telefonico è arricchito da uno specifico modulo (CRM Link Module) che fornisce delle API di interfaccia ideali per l’integrazione con il vostro software CRM.
L’interfaccia permette di ottenere nel tuo CRM le seguenti:
Storico Chiamate
Per inviare tutte le chiamate del PBX al software CRM. Ad ogni chiamata terminata può essere inviato un record al CRM permettendo dunque di ottenere lo storico della chiamate effettuate e ricevute direttamente nella scheda cliente del CRM;
Registrazione Chiamata
Possibilità di pubblicare la registrazione di una conversazione telefonica direttamente nello storico chiamate del CRM;
Voicemail
Opzione per linkare i messaggi vocali nello storico chiamate del CRM;
Click-to-call & Call Popup su chiamate in ingresso
Possibilità di cliccare ed inoltrare la chiamata da qualsiasi numero presente all’interno del software CRM e possibilità di inoltrare una richiesta specifica al CRM per mezzo di URL redirect con parametri personalizzabili.
Il sistema è basato su Asterisk e offre ulteriori possibilità di integrazione con delle API specifiche che permettono a programmi client di ottenere ed inviare comandi al centralino realizzando progetti complessi come software gestione Call Center e tanto altro.
La nostra azienda da anni opera con questi strumenti ed è in grado di fornire soluzioni ad-hoc altamente personalizzate al fine di soddisfare ogni tipo di richiesta.